Dostupnost i korištenje matičnih knjiga

Pravo na korištenje arhivskog gradiva prema Pravilniku o korištenju arhivskog gradiva (NN br. 105/1997.) imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima. Međutim, javno gradivo koje se odnosi na osobne podatke, kao što su matične knjige, dostupno je za korištenje 70 godina nakon svog nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi. Matice mogu biti dostupne i prije naznačenog roka, s obzirom da su od nastanka bile namijenjene javnosti ili ako to odobrava osoba na koju se odnosi, ili njezina obitelj.

Kao i sve ostalo arhivsko gradivo koje se čuva u arhivskim ustanovama daje se na korištenje isključivo u arhivskim čitaonicama. Za korištenje arhivskoga gradiva korisnik podnosi pisani zahtjev na posebnom obrascu (u koji se obvezno upisuju osobni podaci, podaci o mjestu stanovanja, tema istraživanja, odnosno, druga svrha korištenja i gradivo koje se traži na korištenje.) Odobrenje o korištenju gradiva daje ravnatelj arhiva, a vrijedi samo za osobu koja je podnijela zahtjev.

Ukoliko korisnik nije u mogućnosti odvojiti vrijeme za boravak u arhivskoj čitaonici, to će na njegov zahtjev učiniti djelatnici arhiva uz odgovarajuću naknadu u skladu s Cjenikom usluga državnih arhiva RH. Osim toga, arhivi su ovlašteni i izdavati uvjerenja o podacima iz gradiva (pa tako i matičnih knjiga) koje čuvaju u svojim spremištima, isključivo na zahtjev pravne/fizičke osobe, uz navedenu svrhu korištenja traženog uvjerenja.