Što je arhivsko gradivo i tko su stvaratelji i imatelji gradiva

Pod pojmom arhivskog gradiva podrazumijevamo zapise nastale tijekom redovitog poslovanja, prije svega pravnih, ali i fizičkih osoba, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanstvene oblasti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i vrsti nosača zapisa.

Za razliku od arhivskog gradiva čija osnovna karakteristika je trajna vrijednost, pojam registraturnog gradiva (Zakon) podrazumijeva cjelinu zapisa nastalih radom stvaratelja (uključujući i onaj dio zapisa koji će se nakon određenog broja godina odbaciti - izlučiti).

Pri tom pojam zapisa uključuje: spise, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrte, crteže, plakate, tiskanice, filmove i videozapise, zvučne zapise, mikrooblike, strojnočitljive zapise, datoteke, uključujući programe i uređaje za njihovo očitanje.

Stvaratelji arhivskog gradiva su sve pravne i fizičke osobe koje imaju određeni značaj, s obzirom na svoju djelatnost i funkciju u određenom društvenom i vremenskom kontekstu, a koji su svojim radom stvarali ili još stvaraju zapise koji zadovoljavaju, pozitivnim arhivskim zakonodavstvom utvrđene kriterije vrednovanja.

Javnim arhivskim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti.

Svaki državni arhiv na području svoga djelovanja utvrđuje popis stvaratelja i imatelja javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva.