„Opći popis s rokovima čuvanja je popis vrsta gradiva s rokovima čuvanja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih ili općih funkcija. To su funkcije koje obavlja svaki stvaratelj, bez obzira na to kojim se poslom bavi, kao što su na primjer upravljanje i organizacija, ljudski resursi, financije, upravljanje postrojenjima, nekretninama u vlasništvu, nabavom ili informacijskim sustavima.“

…

„Popis s rokovima čuvanja služi prvenstveno kao pomoć u odabiranju i izlučivanju gradiva. Možemo ga shvatiti i kao svojevrsni kalendar upravljanja životnim vijekom dokumenta od njegova nastanka do izlučivanja ili predaje nadležnom arhivu. Popis treba pomoći u identifikaciji dokumenata koji imaju dugotrajnu vrijednost, no ujedno i omogućiti pravovremeno izlučivanje dokumentacije koju više nije potrebno čuvati iz poslovnih, pravnih ili drugih razloga.

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja pomagalo je pri izradi vlastitog popisa gradiva s rokovima čuvanja. Namijenjen je prvenstveno stvarateljima javnog arhivskog i dokumentarnog gradiva i ostalim kategoriziranim stvarateljima, no koristiti ga mogu svi. Izrada vlastitoga popisa gradiva s rokovima čuvanja preduvjet je za provođenje postupka odabiranja i izlučivanja, a time i za učinkovito i racionalno upravljanje poslovnom i službenom dokumentacijom.“

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja, Hrvatsko arhivsko vijeće, travanj 2012., Zagreb

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva.